Verwenden der Aufgabenliste zum Verwalten von Aufgaben

Notion, ein in San Francisco ansässiges Startup, möchte Dutzende von Apps und Diensten für Sie ersetzen. Notion behauptet, auf seiner Homepage Notizen-Apps wie Evernote und OneNote, Projektmanagement-Tools, Finanz-Apps und Aufgabenverwaltungssoftware zu ersetzen. Getreu ihrer Behauptung hat Notion sinnvolle Ergänzungen hinzugefügt, um die zentralisierte Erfahrung fehlerfrei zu machen. Apropos Aufgabenverwaltung: Sie können stattdessen dedizierte Aufgaben-Apps wie Todoist, TickTick oder Microsoft To-Do- und Notion-To-Do-Listen problemlos ersetzen.

Im Gegensatz zu dedizierten Aufgabenverwaltungs-Apps verwendet Notion Vorlagen, um den bevorstehenden Plan für die Woche zu erstellen. Das Unternehmen hat außerdem ein Erinnerungs-Add-On hinzugefügt, um Benachrichtigungen auf Mobilgeräten zu senden. Es ist jedoch auch nicht frei von Problemen. Lassen Sie uns die Aufgabenverwaltungsfunktionen von Notion im Detail untersuchen.

Verwenden Sie die Aufgaben-Aufgabenliste, um Aufgaben zu verwalten

Es gibt zwei Möglichkeiten, Aufgaben in Notion zu verwalten. Sie können entweder bei Null anfangen oder Hilfe von einer der integrierten Vorlagen für die Aufgabenverwaltung in Anspruch nehmen, um Aufgaben zu erledigen. Im folgenden Beispiel erstellen wir ein Aufgabenverwaltungssystem mithilfe einer Notion-Vorlage. Folgen Sie den unteren Schritten.

1. Öffnen Sie Notion und melden Sie sich mit Ihren Kontoanmeldeinformationen an.

2. Erstellen Sie einen neuen Arbeitsbereich, fügen Sie ein relevantes Titelbild und Emoji ein und geben Sie ihm einen relevanten Namen.

3. Verwenden Sie den Abschnitt Vorlagen und suchen Sie im Menü Persönlich nach der Vorlage Wochenagenda. Es ist eine meiner Lieblingsvorlagen zum Verwalten von Aufgaben während einer hektischen Woche, und ich empfehle jedem Notion-Anfänger, es auszuprobieren.

4. Sie werden jeden Wochentag und eine Archivierungsoption bemerken.

Nachdem Sie die Vorlage importiert haben, ist es Zeit, Aufgaben und Details hinzuzufügen und zu lernen, wie Sie mithilfe von Erinnerungen über eine Aufgabe benachrichtigt werden.

Aufgaben in Notion hinzufügen

Lass mich deutlich sein. Sie können an jedem Teil von Notion ein Aufgabenelement hinzufügen. Hier implementieren wir Aufgaben in der importierten Vorlage.

Unter Wochentagen finden Sie das Symbol +. Klicken Sie darauf, um die Art der Elemente zu öffnen, die hinzugefügt werden können. Wählen Sie Aufgaben aus dem Einblendmenü. Ebenso können Sie der Vorlage beliebig viele Aufgaben für einen Tag hinzufügen.

Leider gibt es in Notion keine Möglichkeit, weitere Details, Unteraufgaben hinzuzufügen oder Dateien an eine bestimmte Aufgabe anzuhängen. Wir haben auch dafür eine Problemumgehung (siehe späterer Abschnitt). Es gibt jedoch eine Möglichkeit, Aufgaben mit Erinnerungen zu versehen. Lass uns das verstehen.

Hinzufügen von Erinnerungen zu einer Aufgabe in Notion

Nachdem Sie in Notion Aufgaben hinzugefügt haben, wollen wir untersuchen, wie die Erinnerungsfunktion verwendet wird. Führen Sie die folgenden Schritte aus.

1. Wechseln Sie zu einer Aufgabe, an die Sie erinnert werden möchten.

2. Verwenden Sie den Befehl ‘/’ und geben Sie erinnern ein. Der Begriff zeigt das Datum oder die Erinnerungsoption an. Klick es an.

3. Sie können entweder Heute oder Morgen auswählen. Wählen Sie die entsprechende Option aus und Sie werden sehen, dass sie einer Aufgabe hinzugefügt wird.

4. Um das Fälligkeitsdatum und die Uhrzeit zu ändern, klicken Sie auf die Option für das aktuelle Datum. Das Popup-Menü wird geöffnet, um Datum und Uhrzeit zu ändern. Für lange Aufgaben können Sie auch das Enddatum zuweisen.

Wiederholen Sie den Vorgang für alle Aufgaben, und Sie erhalten ein robustes Aufgabenverwaltungssystem in Notion.

Verwenden Sie Aufgabenkarten, um Aufgaben zu verwalten

Aufgrund seiner Flexibilität können Sie mit Notion auch Ihre Aufgabenliste im Kanban-Stil verwalten. Erstellen Sie einfach ein Trello-ähnliches Board auf einer Notion-Seite und erstellen Sie Karten unter Aktivitäten.

Diese Aufgabenkarten bieten einen großen Vorteil gegenüber einer einfachen Aufgabenliste. Sie können beispielsweise auf eine beliebige Karte klicken und zusätzliche Details wie Kommentare, E-Mail, Telefon und Notizen hinzufügen. Die Möglichkeiten sind hier endlos. Es liegt an Ihnen, wie Sie eine bestimmte Aufgabe in Notion erstellen und verwalten möchten.

Einschränkungen bei der Verwaltung von Notion-Aufgaben

Wie bereits erwähnt, sind die Aufgabenverwaltungsfunktionen von Notion auch nicht frei von Problemen. Power-User werden es an mehreren Fronten vermissen. Lassen Sie mich näher darauf eingehen.

• Es gibt keine Möglichkeit, eine Unteraufgabe unter der Hauptaufgabe in Notion zu erstellen.
• Notion bietet keine detaillierten Statistiken für Ihre erledigten Aufgaben.
• Konkurrenten wie Todoist und TickTick bieten automatische Vorschläge an, was in Notion fehlt.
• Es gibt keine Möglichkeit, wiederkehrende Aufgaben in Notion hinzuzufügen.
• Die mobilen Apps von Notion lassen viel zu wünschen übrig. Sie sind nicht so ausgefeilt wie andere native Lösungen da draußen.
• Die Vorlagen sind reich an Funktionen, sehen aber im Vergleich zur TickTick- oder Todoist-Theme-Engine einfach aus.

Zusammenfassung: Verwenden Sie die To-Do-Liste

Sie können Ihren grundlegenden Zeitplan für die Aufgabenverwaltung problemlos durch Notion ersetzen. Power-User können jedoch feststellen, dass es an mehreren Fronten fehlt. Wenn Sie mit den oben genannten Einschränkungen einverstanden sind, entwickeln Sie ein Aufgabenverwaltungssystem in Notion.